PERKANTORAN

ETIKA PROFESI

SMK NEGERI 1 BOJONGGEDE

Disusun oleh kelompok 2:

Ø Aulia eka ayu .n

Ø Annastasya amanda

Ø Asri rachamawati

Ø Andi Rahmawati

Ø Cindy sekar wangi

Alamat: jln. Raya perum pura bojonggede,kp.cipeucang desa cimanggis,bojonggede

,jawa barat 16320 tlp: (0251) 8551934 kabupaten bogor jawa barat

Soal !!

1.     Ceritakan atau jelaskan pendoman, prosedur dan aturan kerja dari bentuk perusahaan !!

2.    Cari simbol-simbol prosedur kerja !!

Jawaban

Pedoman, Prosedur dan Aturan Kerja

1.      Organisasi

      Secara umum organisasi berarti sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

      Unsur-unsur yang membentuk organisasi:

a.       Man (orang-orang)

b.      Kerjasama

c.       Tujuan Bersama

d.      Peralatan (Equipment)

e.       Lingkungan (Environment)

2.      Bentuk-bentuk Organisasi Perusahaan

            Berdasarkan pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk, yaitu organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf, dan organisasi fungsional dan garis/lini. Organisasi garis pada umumnya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawannya sedikit, dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan.

            Pada bentuk organisasi garis dan staf terdapat satu atau beberapa tenaga staf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu, yang bertugas memberi nasihat dan saran sesuai dengan bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi yang bersangkutan. Bentuk organisasi fungsional dan lini merupakan kombinasi antara bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi lini.

3.      Syarat-syarat Personal

            Personal kantor atau pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kantor, baik instansi pemerintah maupun swastadan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan bidang kegiatannya. Persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama. Meskipun demikian, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat tertentu.

            Sebaiknya seorang pegawai kantor memiliki kepribadian dan kemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia keahliannya karena seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan pelayanan informasi.

Adapun syarat-syarat pegawai kantor setidaknya ada tiga.

a.       Persyaratan pengetahuan

Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menunjukkan apa yang disebut STTB atau ijazah.

b.      Persyaratan Keterampilan

Syarat keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan

 berhasil. Pegawai  kantor harus melakukan pekerjaan kantornya dengan cermat dan baik, sehingga pekerjaanya berkualitas tinggi.

c.       Persyaratan Kepribadian

Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut:

a)    Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara.

b)   Sifat bersih dan rapi.

c)    Sikap luwes dan berbusana serasi.

d)   Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri.

e)   Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan kerja.

f)    Sifat kerohanian.

            Pendapat lain tentang syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang karyawan kantor adalah sebagai berikut.

1)    Loyalitas

2)   Ketekunan dan kerajinan

3)   Kesabaran

4)   Kerapian

5)   Dapat menyimpan rahasia

 Salah satu cara untuk memperjelas apa yang menjadi tujuan atau harapkan perusahaan adalah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis dan disepakati kedua belah pihak tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat diatasi dengan lebih baik. Peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur dan aturan kerja di perusahaan.

4.      Pedoman Kerja

            Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

·         Pedoman kerja bertujuan antara lain sebagai berikut:

a.    Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

b.    Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

c.    Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

d.    Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

e.    Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

f.    Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

g.    Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

h.    Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

·         Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi berikut ini.

a.    Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

b.    Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.

c.    Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

·         Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain:

a.    Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

b.    Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

c.    Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

d.    Alat untuk mengetur tata ruang kantor.

e.    Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

f.    Alat perencanaan kerja dan pengembangnya di kemudian hari.

g.    Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

h.    Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

i.      Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

5.      Prosedur kerja, Tata Kerja dan Sistem Kerja

            Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal denganStandar Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

            Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas suatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu bidang pekerjaan. Suatu pola dalam melaksanakan pekerjaan itulah yang dinamakan dengan sistem kerja.

ü  Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja, antara lain adalah sebagai berikut:

a.    Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanan operasinal perusahaan sehari-hari.

b.    Melalui tenaga kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang dibuat dengan cepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan secepat-cepatnya.

c.    Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat, baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.

ü  Dalam penyusunan prosedur kerja tata kerja, dan sistem kerja perlu memperhatikan beberapa asas sebagai berikut.

a.    Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan dalam bentuk manual (dicetak).

b.    Harus dikomunikasikan atau diinformasikan kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan.

c.    Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

d.    Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi.

e.    Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dn disesuaikan dengan kondisi terkini.

ü  Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:

a.    Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain.

b.    Setiap pimpinan satuan organisasi  bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

c.    Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.

d.    Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan.

e.    Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

6. Prinsip-prinsip Penyusunan Prosedur kerja

            Mengingat pentingnya prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja maka perlu diketahui prinsip-prinsip dalam menyusun prosedur kerja, yaitu sebagai berikut:

a.    Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta luas, macam, dan sifat tugas atau pekerjaan.

b.    Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, serta unsur-unsur kegiatan di dalam organisasi lainnya.

c.    Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

d.    Perlu didaftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

e.    Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.

f.    Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.

g.    Perlu ditetapkan tentang kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

h.    Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas.

i.      Penyusunan prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja harus disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

j.     Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan jelas dan tepat. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.

k.    Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dengan jelas dan tepat maka perlu dipakai buku pedoman.